Conheça os robôs

São quatro robôs, e cada um assume uma tarefa que hoje come o dia da sua recepção. Todos rodam de madrugada, sozinhos, nos portais das operadoras que a clínica atende. O resultado de cada um aparece em três lugares: PDF do comprovante, relatório do dia e o painel, onde dá para acompanhar registro por registro.

1. Pré-elegibilidade — a briga antecipada

Confere a carteirinha do paciente dias antes da consulta, não na véspera. A diferença é o que dá para fazer com a informação: carteirinha vencida descoberta com uma semana de folga é um telefonema tranquilo para o paciente; descoberta na hora da recepção é uma consulta perdida ou uma glosa. Quando o cadastro está com a carteirinha errada, o robô marca como verificação de cadastro — não como “não elegível”, porque são coisas diferentes e tratá-las igual faz a recepção desconfiar do robô.

2. Elegibilidade — a conferência do dia

Em vez de alocar um funcionário para verificar paciente por paciente da agenda do dia, o robô faz isso de madrugada. Quando você abre a clínica pela manhã, está tudo conferido, com o comprovante em PDF de cada paciente.

As operadoras exigem que a clínica verifique se a carteirinha está válida no dia do atendimento, sob risco de glosa.

3. Emissão de guias SADT

Emite as guias SADT de cada consulta ou exame agendado para o dia, pelo site da operadora ou pelo sistema de gestão, e devolve o PDF. Quando a operadora responde “em análise”, isso aparece como em análise — não como falha: pedido que ainda está sendo avaliado não é pedido que deu errado, e chamar de erro faz a recepção refazer trabalho que não precisava.

4. Status da solicitação de autorização

Depois de solicitar um procedimento, alguém precisa voltar todo dia para ver se saiu — e isso pode levar semanas. O robô faz a ronda sozinho, várias vezes ao dia: quando a autorização sai, ele baixa a guia em PDF e o desfecho aparece no painel — sem ninguém precisar voltar ao portal todo dia para perguntar.

E o painel, que é onde você olha

Os robôs não são uma caixa-preta que manda e-mail de manhã:

• cada registro tem status próprio — dá para ver quem foi conferido, quem falhou e por quê;
• histórico por dia, para responder “o que aconteceu com este paciente na terça passada?” meses depois;
• as senhas das operadoras são suas: você troca pelo painel e testa ali mesmo, sem abrir chamado e sem me mandar senha por WhatsApp;
• a saúde de cada operadora fica à vista: quando o portal de uma delas muda ou cai, isso aparece como estado no painel, não some dentro de um log que só eu leio.